Però prima, alzerò quel punto dove ci sarà controversia: tutto è politica.

“Modi simili a questi deve osservare un principe saggio: e nei tempi di pace non deve mai stare inerte, ma deve industriarsi a fare tesoro.”

Il principe – Niccolò Machiavelli

La politica è sempre esistita, esiste ed esisterà in tutti i luoghi, aziende non sono diverse e sapere gestire la politica, avere buoni rapporti con diverse aree è cruciale (chissà il più importante) per il successo della tua impresa, qualunque sia la sua dimensione. Detto questo, inizio parlando su come identificare gli stakeholder coinvolti diretta o indirettamente nei nostri sforzi.

Identificare gli stakeholder

In questa parte del processo, miriamo identificare tutti (per lo meno i principali) stakeholder e/o gruppi. L’idea qui è fare un’analisi iniziale de ogni gruppo o persona che può influenzare positiva o negativamente nostro progetto, programma, prodotto. Lascio qui i gruppi e persone che, in generale, hanno una percentuale d’impatto maggiore, se comparati agli altri:

• Sponsor
• Steering Committee
• PMO
• Project Manager
• Squadra tecnica
• Dipartimento finanziario
• Clienti
• Potenziali clienti
• Fornitori di servizi
• Enti regolatori

Avere un visione e conoscenza di questi gruppi è un buon inizio sull’impatto che ogni gruppo avrà sulla tua iniziativa, così come la tua iniziativa influenzerà questi gruppi. Ricordati sempre che l’impatto è sempre una strada a doppio senso.

Dopo questa identificazione iniziale, partiamo alla nostra analisi:

Analisi degli stakeholder

L’analisi degli stakeholder consiste nel classificare ogni gruppo o persona d’accordo con le sue esigenze, aspettative e influenza. Questa valutazione è fatta usando strumenti come interviste, questionari e dati storici, siano di mercati o dell’azienda. Ho scritto una cronaca su analisi dei mercati, che può essere usata nel contesto degli stakeholder: “Come fare un’analisi di mercato per evitare sorprese al lanciare tuo prodotto.”

Dalle informazioni raccolte dei processi di sopra, possiamo classificare i nostri stakeholder e stabilire la sua priorità, tenendo in conto la sua influenza sulla nostra iniziativa, sia essa negativa o positiva. Qui c’entro alla griglia di potere x interesse per spiegare meglio.

Griglia di potere x interesse

Su questa griglia usiamo l’asse X per designare l’interesse e l’asse Y per designare il potere, stabilendo 4 quadranti diversi:

• Quadrante 1: poco interesse, troppo potere
• Quadrante 2: troppo interesse, troppo potere
• Quadrante 3: poco interesse, poco potere
• Quadrante 4: troppo interesse, poco potere

Nel mettere i nostri stakeholder su ogni quadrante, abbiamo una conoscenza precisa dell’interesse sulla nostra iniziativa, già pensando alla pianificazione su come faremo per mantenere ognuno coinvolti.

Pianificazione della comunicazione

Dal punto in cui abbiamo la nostra analisi, ritorniamo alla lista originale. L’intenzione è aggiornare informazioni su ogni stakeholder, come la sua posizione nell’azienda, sua influenza, livello di potere, sopporto, ecc. L’immagine sotto è una lista più ingrandita degli stakeholder.

Su questa lista, vale la pena pensare 3 informazioni molto importanti:

• Come informare cosa sta succedendo?
• Come convincere, se bisogno?
• Come mantenere coinvolto?

Come informare cosa sta succedendo?

Il primo è semplice, scegliere i canali per i quali andiamo a informare ogni quadrante degli stakeholder (qui parlo della griglia di potere x interesse), quali informazioni ci metteremo a disposizione e perché. Il motivo è che poca informazione toglie il coinvolgimento e molta informazione rende incomprensibile. Una lista semplice che uso è:

• Esecutivi: percentuale de progresso, milestones raggiunti e rischi di maggiore probabilità x impatto
• Manager: percentuale de progresso, milestones consegnati, impatti dell’iniziativa su altri luoghi dell’azienda e tutti i rischi coinvolti
• Tecnici: prossime attività e direzione del roadmap, negoziazioni con gli esecutivi e possibili cambiamenti
• Clienti e potenziali clienti: milestones consegnati e nuove funzionalità create
• Fornitori di servizi: percentuale di progresso e stimativa su quando bisognerò dei suoi servizi

Qui lascio un pezzo della prima lettera di San Paolo ai Corinzi che illustra bene mio punto sulla scelta dell’informazione da mettere a disposizione:

“Ogni cosa mi è lecita, ma ogni cosa non è utile”

Prima lettera di San Paolo ai Corinzi 6:12-20

E qual è il motivo per tutto questo sforzo? Avere una conoscenza su chi sono le persone che possono aiutare, quelle che possono disturbare e quelle che semplicemente saranno influenzate con lo sviluppo della nostra iniziativa. Alla fine, come ho commentato nell’inizio di questa cronaca, tutto è politica.

“Il motivo per cui un abile sovrano e un esperto generale sconfiggono il nemico ogni volta che prendono l’iniziativa e il loro risultati superano quelli degli uomini comuni è la loro preveggenza delle condizioni dell’avversario.”

Sun Tzu – L’arte della guerra

Nei seguenti punti: come convincere, se bisogno e come mantenere coinvolto, c’entro in questioni un po’più politiche e di percezione.

Come guadagnare potere ed essere terribilmente convincente

Come ho menzionato prima, parlerò un po’ su percezione e politica. Per politica, intendo dire come le persone funzionano nel giorno per giorno. Qui utilizzo come punto di partenza la piramide di Maslow, dove riesco a fare i link tra le azioni dei miei stakeholder d’accordo con le sue aspettative e paure.

Oltre la piramide che uso frequentemente, lascio qui una lista semplificata di come mi occupo di ogni punto:

Fisiologia e sicurezza

Siamo alla base della piramide, che significa: sopravvivenza. Ci sono quelli stakeholder che saranno influenzati con i suoi impieghi, riduzione del suo team e diminuzione del suo scopo di lavoro. Lavorare qui è spegnere il fuoco, spiegare quale sarà l’influenza positiva di quella iniziativa per l’azienda e aiutare questi stakeholder a riposizionarsi. A volte, la creazione di un altro progetto che riorganizzerà le sue attività e gli manterranno impiegati può essere un buono punto di partenza per i suoi coinvolgimenti.

“Gli uomini dimenticano piuttosto la morte del padre che la perdita del patrimonio”

Il principe – Niccolò Machiavelli

Stima e auto realizzazione

Su questo punto ci sono tutti gli stakeholder che guadagnano qualcosa con l’iniziativa. C’entro qui in un punto delicato nell’arte di convincere: o l’iniziativa influenzerà positivamente nelle questioni finanziarie, o influenzerà nel rispetto delle altre persone. Che nel futuro ripresenterà guadagni finanziari. Quando dico soldi, intendo dire gli stipendi e partecipazione agli utili di queste persone.

“Perché qualunque volta è tolto agli uomini il combattere per necessità, combattono per ambizione”

Il principe – Niccolò Machiavelli

Alla fine, c’entro nella gestione dei rischi e risoluzione di problemi. Mia comprensione è che ogni iterazione umana è soggetta a rischi e, per mappare e gestire queste questioni, uso di solito i seguenti strumenti:

• Diagramma causa effetto
• I 5 perché

Però, lascerò questo argomento a un’altra cronaca: “Come trovare i problemi che mettono il tuo progetto in ritardo.”

Arrivo alla fine di questa cronaca. Qui ha imparato come io uso gli strumenti per identificare, fare l’analisi e pianificare il coinvolgimento degli stakeholder. Ho lasciato pure alcuni consigli su come guadagnare più potere per le prese di decisioni.

Vuoi continuare questa chiacchiera? Sei d’accordo con i miei metodi e strumenti? Metti un like sulla cronaca, commenti sul LinkedIn o condividi sulle tue reti sociali.

A presto!

Erik Scaranello